Bei der Abwägung, ob sich die Anschaffung von einem Videokonferenzsystem für das Unternehmen oder den Arbeitsplatz lohnt, sind immer mehrere Punkte zu beachten. Dazu gehört natürlich vor allem der finanzielle Aspekt aber auch anderer Vor- und Nachteile werden erst dann richtig sichtbar, wenn diese gegeneinander aufgewogen werden.
Die Vorteile von Videokonferenzsystemen liegen klar auf der Hand. In erster Linie erleichtern sie die Arbeit stark, da es auf diese Weise besonders einfach ist, über Entfernungen hinweg Kontakt zueinander aufzunehmen. Informationen lassen sich schnell austauschen. Anders als bei einer Telefonkonferenz ist es zudem einfacher, die Emotionen und das Verständnis der anderen Teilnehmer abzustimmen und so festzustellen, ob alle auf demselben Wissenstand sind. Häufig lassen sich Dinge auch einfacher erklären, wenn die Verwendung von Mimik und Gestik dafür eingesetzt werden kann. Auch die Kostenersparnis ist nicht zu unterschätzen. Die Anschaffung eines Videokonferenzsystems ist erst einmal mit Kosten verbunden. In der Folge jedoch lassen sich die Kosten für ein Unternehmen deutlich reduzieren, wenn die Mitarbeiter nicht mehr zu Konferenzen anreisen müssen. Im Rahmen einer Videokonferenz ist es zudem möglich, fehlende Informationen schnell und unkompliziert einzuholen, da sich die Teilnehmer direkt an ihrem Arbeitsplatz befinden.
Natürlich tun sich aber auch Nachteile bei Videokonferenzsystemen auf. Je nachdem, wie hochwertig das System und wie stabil die Verbindung ist, kann es zu Schwankungen in der Übertragung kommen. Diese wirken sich nicht selten auf den reibungslosen Informationsaustausch aus und kosten ebenfalls Zeit. Häufig liegen die Probleme hier vor allem bei dem Fakt, dass nicht alle Teilnehmer über die gleiche Technik verfügen. Aber auch bei Systemen desselben Herstellers treten diese Komplikationen durchaus auf. Ein weiteres Problem besteht darin, den Augenkontakt zu den Gesprächsteilnehmern zu halten. Damit das Gesicht von der Front her übertragen wird, muss die Kamera direkt darauf zuhalten. Häufig befindet sich die Kamera aber nicht direkt an oder in dem Bildschirm. Wer also auf den Bildschirm schaut, um den Gesprächsteilnehmer im Blick zu haben, wird von der Kamera nicht richtig aufgenommen. Diese Probleme treten lediglich bei der Telepräsenz nicht auf, da die Technik hier deutlich ausgereifter ist als bei einfachen Videokonferenzsystemen.
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